Der virtuelle Datenraum

Virtuelle Datenräume und ihre Anwendungen

Mit der fortschreitenden Digitalisierung geht ein überdimensionales Datenwachstum einher. Ehemals analoge Prozesse werden mehr und mehr virtuell gemanagt. Dabei sollte der Datensicherheit oberste Priorität eingeräumt werden.

Inzwischen sind die Datenmengen so groß, dass selbst herkömmliche Cloudlösungen diese nicht mehr sicher bewältigen können. Oft sind die Mitarbeiter in den betroffenen Unternehmen überfordert. Daher müssen viele Firmen bei der Bearbeitung besonders sensibler Daten auf einen virtuellen Datenraum (VDR) zurückzugreifen. Ein VDR erlaubt deren sichere Verwaltung und Speicherung.

Was ist ein virtueller Datenraum

Unter einem VDR wird eine webbasierte Anwendung verstanden, die es ermöglicht, standortunabhängig auf besonders vertrauliche Daten zurückzugreifen. So können u. a. die für eine Due Diligence maßgeblichen Dokumente abgelegt werden. Alle berechtigten Benutzer haben darauf Zugriff.

Datenräume von DataroomX sind zum Beispiel so eingerichtet, dass die Zugriffsrechte detailliert geregelt werden. Während sich nachgeordnete Nutzer nur über einen Lesezugriff Informationen verschaffen können, ohne diese zu verändern oder weiterzuleiten, besitzen die Administratoren volle Kontrolle über alle Vorgänge, die sich im VDR abspielen.

Warum benötigen Unternehmen einen VDR?

Im Mittelpunkt eines VDR steht immer der sichere Datenaustausch. Im analogen Zeitalter mussten bei Transaktionen Papiere und Dokumente zeitaufwendig hin und hergeschickt werden. Besonders sensible Unterlagen wurden in Dokumentenform in einem physischen Raum bereitgestellt, für den nur bestimmte Mitarbeiter einen Zugang hatten.

Heute ersetzt ein VDR dieses zeitraubende und mit hohem Verwaltungsaufwand verbundene Prozedere. Besonders vorteilhaft ist das bei Transaktionen, bei denen international agierende Unternehmen miteinander in Verbindung treten müssen. Heute hat jeder CEO oder Unternehmensführer samt der verantwortlichen Geschäftsleitung bequem und sicher Zugang zu diesen Daten, ohne in den Flieger steigen zu müssen.

Für welche Anwendungen bietet sich ein VDR an?

Ein VDR ermöglicht die schnelle und bequeme Bearbeitung sensibler Daten, wodurch Zeit- und Humanressourcen eingespart werden können. Er lohnt sich besonders bei den folgenden Aktivitäten:

Mergers & Acquisitions

 M&A sind Fusionen und Übernahmen von Unternehmen samt Management. VDR finden bei dieser Art von Handlungen eine häufige Anwendung. Sie bieten ausreichend Speicherkapazität für die Due Diligence, also die fundierte Prüfung einer zum Verkauf stehenden Firma durch die möglichen Käufer.

Gerade bei diesen Geschäftstransaktionen kommt es zu einer besonders großen Ansammlung sensibler Daten, die nur für einen sehr kleinen Kreis in der Führungsebene bestimmt sind. Ein VDR erlaubt es allen infrage kommenden Parteien, wichtige Dokumente während der Verhandlungen einzusehen, ohne dass das Geheimhaltungsprinzip verletzt wird.

Audits

Jedes Unternehmen ist darauf angewiesen, dass sowohl die Unternehmenspraktiken neu eingeschätzt als auch die Vorschriften zur Buchführung eingehalten werden. Deshalb müssen sie sich ab und zu Prüfungen unterziehen, die den korrekten Ablauf dieser Prozesse garantieren.

Dabei stellt sich in der Regel das Problem, dass die verantwortlichen Mitarbeiter mit externen Behörden und Gutachtern in Zusammenarbeit treten müssen. Die Problematik verschärft sich, weil viele Unternehmen heutzutage Büros, Dependancen und Niederlassungen rund um den Globus verteilt unterhalten.

Ein VDR ermöglicht es Wirtschaftsprüfern, Anwälten und Aufsichtsbehörden, von überall auf der Welt auf die relevanten Daten zurückzugreifen. Der Zeitaufwand wird minimiert und Fehlerquellen werden eliminiert. Zudem wird für eine transparente Kommunikation gesorgt.

Strategische Partnerschaften

Unternehmen arbeiten oft innerhalb von Kooperationen und Joint Ventures zusammen, um ein Produkt gemeinsam zu entwickeln und zu vertreiben. Die für das Zustandekommen und die Weiterführung dieser Beziehungen maßgeblichen Verträge und Dokumente werden in einem VDR sicher gespeichert und bleiben doch für alle Beteiligten in Echtzeit einsehbar.

Kapitalbeschaffung

Wiederkehrende Finanzierungsrunden sind sowohl für Gründer als auch für große Firmen ein Garant für stetiges Wachstum. Um skeptische Investoren zu überzeugen, ist ein immenser Austausch von Dokumenten und Daten notwendig, die nur für bestimmte Augen vorgesehen sind. Auch hierbei ist die Due Diligence ein zentraler Begriff. VDR sind in diesen Phasen des Fundraising-Prozesses für die firmenübergreifende Kommunikation unersetzlich.

Börsengänge

Früher war der Börsengang eines Unternehmens mit sehr viel Aufwand verbunden. Unzählige Mitarbeiter waren mit der Bewältigung des anfallenden Papierkrams beschäftigt. Mithilfe eines VDR werden diese Prozesse heute in kurzer Zeit transparent gestaltet.

Die beteiligten Unternehmen erstellen und nutzen große Mengen von Dokumenten gemeinsam. Dabei werden die Zugriffsrechte derart gestaltet, dass die meisten Mitarbeiter nur einen begrenzten Zugang erhalten. Das Management kann sich so sicher sein, dass wichtige Daten nicht geleakt werden.