Den Fluss der Wertschöpfung für Kunden optimieren

Agile Organisation – 5 Wege zur erfolgreichen Umsetzung

von Russell Kenrick und Sidra Sammi*

Agile ermöglicht es Organisationen, schnell und flexibel auf Anforderungen des Marktes zu reagieren, ja im Idealfall sogar proaktiv zu handeln. Neben Methoden und Programmen, die ohne Zweifel wichtig sind und bei denen Unternehmen auf die Aktualität des Wissens sowie die konsequente Umsetzung im Tagesgeschäft achten müssen, ist eine zentrale Schlüsselstelle immer noch der Mensch. Erst im kollaborativen Miteinander, dank offener Kommunikation und wertschätzender Kooperation, wird aus dem Plan „Wir arbeiten agil“ ein gemeinsamer Weg und schließlich eine erfolgreiche Umsetzung.

 Ein zentraler Baustein auf diesem Weg ist agiles Projektmanagement. Bei dieser iterativen Methode werden Themen, Produkte oder Kundenprobleme benannt, weiterentwickelt und verbessert, um sich schrittweise einer Lösung zu nähern. Indem ein Projekt in kleinere Phasen unterteilt wird, können sowohl die Teil-Ziele inkl. -Ergebnisse als auch die Gesamt-Performance des Projekts kontinuierlich bewertet werden. Dies ermöglicht es den Teams und Mitarbeitern, das eigene Tun und Prozesse schnell an Veränderungen anzupassen und den Kunden ebenso rasch einen Mehrwert zu bieten.

Die Plattform ZIPPIA The Career Expert berichtet anhand 16 erstaunlicher Statistiken rund um Agile folgendes: „Mindestens 71 Prozent der US-amerikanischen Unternehmen setzen inzwischen Agile ein. Agile Projekte haben eine Erfolgsquote von 64 Prozent, während Projekte nach der konkurrierenden Methode Wasserfall nur eine Erfolgsquote von 49 Prozent haben. Vor diesem Hintergrund sind agile Projekte fast 1,5-mal erfolgreicher als Wasserfallprojekte. Nach der Einführung von Agile haben die Unternehmen im Durchschnitt 60 % mehr Umsatz und Gewinn erzielt.“[1] Nicht verwunderlich, dass in der heutigen schnelllebigen Welt agiles Projektmanagement in vielen Organisationen zu einem unverzichtbaren Instrument geworden ist. Die Vorteile der Methode für Unternehmen liegen auf der Hand: Agile bietet eine bessere Produktqualität, eine Verringerung der Risiken und eine kontinuierliche Verbesserung – intern wie für Kunden. Aber auch die Mitarbeiter profitieren davon: Der proaktive Ansatz erfüllt die Anforderungen des modernen Arbeitsplatzes hinsichtlich mehr Transparenz und Flexibilität.

The way of Agile: 5 Hacks für einen erfolgreichen Start  

Viele Unternehmen haben sich bereits für den Übergang zu agilen Methoden und Praktiken entschieden, vielleicht sogar schon einmal das eine oder andere ausprobiert. Aber das reicht nicht! Um die Vorteile von Agile von Anfang an optimal zu nutzen bzw. zu maximieren, ist eine strategische und effektive Umsetzung entscheidend. Eine agile Transformation und der dafür notwendige Wandel in allen Organisationsbereichen erfordert ein intelligentes Veränderungsmanagement. Die folgenden 5 Hacks für Unternehmer und Führungskräfte sorgen für eine reibungslosere Reise und die erfolgreiche Umsetzung von Agile:

 #1 Einbindung der Stakeholder

Wie bei jeder Veränderung ist es auch bei der Einführung agiler Methoden ratsam, von Anfang an die Zustimmung aller Beteiligten zu gewinnen. Sie erreichen dies, indem Sie Probleme, mit denen Sie im Unternehmen und/oder als Team konfrontiert sind, klar darlegen und aufzeigen, wo die agile Methodik eine hervorragende Lösung darstellt. Verschaffen Sie sich Klarheit über die Kosten, den Zeitplan und den Aufwand sowie über den Bedarf und die Vorteile. Die Einbeziehung und letztendlich die Akzeptanz der verschiedenen Interessengruppen von Anfang an stellen sicher, dass Sie während der gesamten Umstellung auf ein Netzwerk der Unterstützung zurückgreifen können. Dies kann Ihnen helfen, eventuelle Hindernisse aus dem Weg zu räumen, und gibt Ihnen die Motivation und den Antrieb für eine erfolgreiche agile Umsetzung.

#2 Das gesamte Team schulen

Ein kultureller Wandel braucht vor allem eines: Zeit, Zeit und noch einmal Zeit. Auch wenn Sie die Unterstützung der Stakeholder erlangt haben, wird die Einarbeitung des gesamten Teams einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen. Das Beste, was Sie für Mitarbeiter tun können, ist, ihr Verständnis mit Weiterbildungsmaßnahmen zu fördern. Kurse wie PRINCE2 Agile Foundation vermitteln wertvolle Grundkenntnisse über den Rahmen und zeigen Mitarbeitern zugleich auf, wie all diese flexiblen agilen Methoden Hand in Hand arbeiten. Fehler in Projekten – und darüber hinaus – lassen sich so oft vorhersehen und dadurch vermeiden.

Der Agile-Lernpfad

Stufe 1: Der AgilePM® Foundation & Practitioner ist das weltweit führende Framework für agiles Projektmanagement und vermittelt die Kernprinzipien, die erforderlich sind, einschließlich Modellierung, Priorisierung, Timeboxing, User Stories und Kalkulation. Die Teilnehmer lernen u.a. die Schlüsselprinzipien und die Terminologie des agilen Projektmanagements zu verstehen, den Lebenszyklus eines agilen Projekts angemessen zu gestalten und die für ein bestimmtes Szenario erforderlichen agilen Techniken zu identifizieren.

Stufe 2: Der Kurs Scrum Master hilft, unabhängig von der Branche, wertvolle Produkte in kurzer Zeit zu liefern und vermittelt ein tieferes Verständnis des Scrum-Frameworks, seiner Anwendung und Kernprinzipien. Die Teilnehmer lernen u.a. Scrum zu verstehen, wo es eingesetzt werden soll, wie und warum es funktioniert, ein Scrum-Team zu managen sowie verschiedene Scrum-Veranstaltungen zu moderieren.

Stufe 3: Der Kurs Scrum Product Owner vermittelt das Wissen um agile Prinzipien sowie die Fähigkeiten und Werkzeuge im Scrum-Framework, um die Rolle verantwortlich auszufüllen. Die Teilnehmer lernen u.a. Techniken zur Maximierung des vom Projektteam gelieferten Wertes, eine klare Produktvision aufrechtzuerhalten, die mit den Geschäftszielen übereinstimmt, und diese effektiv zu definieren sowie an das Projektteam und die Stakeholder zu kommunizieren.

Stufe 4: Der Kurs AgileBA® Foundation wurde entwickelt, um die Rolle des Business-Analysten in agilen Projektteams zu verdeutlichen und Fähigkeiten zu vermitteln, wie z. B. das Sammeln, Analysieren und Validieren von Anforderungen in einem agilen Projekt. Die Teilnehmer sind danach in der Lage, wertvolle Lösungen in der Zusammenarbeit mit Stakeholdern zu liefern, die Philosophie, die Prinzipien und den Prozess der agilen Geschäftsanalyse zu verstehen sowie den Inhalt der von Business-Analysten erstellten Produkte in einer agilen Umgebung zu erstellen und zu bewerten

#3 Führungsansätze anpassen

Wenn sich traditionelle „Wasserfall“-Praktiken in Ihrem Managementansatz festgesetzt haben, kann es schwierig sein, sie abzuschütteln. Verändern Sie die Denkweise von „Befehl und Kontrolle“ hin zu einem integrativen, flexiblen Ansatz, der Ehrlichkeit fördert und eine offene Kultur schafft. Damit Führung in einem agilen Umfeld nicht nur funktioniert, sondern eine ganz neue ebenfalls agile Form annimmt, braucht es auf der einen Seite (Führung) Vertrauen und auf der anderen Seite (Geführt werden) Selbstverantwortung. Dabei beginnt der Wandel immer von innen! Führungskräfte müssen bei der Umsetzung von Agile mit gutem Beispiel vorangehen. Schulungen stellen sicher, dass dieses Ziel erreicht wird. Eine kontinuierliche persönliche Weiterentwicklung ist also für alle – Mitarbeiter wie Führungskräfte – wesentlich. PRINCE2-Agile-Kurse führen beispielsweise zum Practitioner-Level, der Führungskräfte ideal auf ihrem Weg zum agilen Erfolg im Team begleitet.

#4 Mutige Änderungen vornehmen

Die Revolution, die mit der Einführung von Agile einhergeht, ist zwangsläufig mit einigen mutigen Schritten verbunden. Wenn Sie den Wandel anführen, müssen Sie beherzt Veränderungen vornehmen, zum Beispiel Ihre Teamstruktur umgestalten, Ihre Prozesse anpassen und die Rollen neu verteilen. Agile Methoden begünstigen kleine Teams, da die Kommunikation in größeren Gruppen oft ein Problem darstellt. Um Agilität effektiv zu skalieren, denken Sie also bitte rechtzeitig an eine Verkleinerung Ihrer Teams und wie sie diese sinnvoll zusammenstellen. Eine weitere Herausforderung, die sich Ihnen stellen könnte, ist die feste Verankerung von Prozessänderungen in Ihrer Organisation. Durch umfassende Schulungen, klare Anweisungen und die Schaffung eines Gefühls der Dringlichkeit können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die Einführung neuer Arbeitsweisen nicht auf die lange Bank schieben.

#5 Definieren Sie Rollen

Grundlegend für die erfolgreiche Einführung von Agile ist die Klärung der Rollen. Anstatt weitere Projektmitarbeiter einzustellen, die neue Aufgaben übernehmen, sollten Sie Ihre bestehenden Stellen überarbeiten, damit sie mit agilen und Scrum-Praktiken arbeiten können. Es ist wichtig, dass alle Teammitglieder ein klares Verständnis ihrer neuen Aufgaben haben, um bei der Umstellung auf Agile die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Die Umstrukturierung und/oder Umgestaltung Ihres gesamten Teams ist keine leichte Aufgabe. Aber mit klaren Rollendefinitionen können Sie Möglichkeiten schaffen, Vertrauen aufzubauen und von einem Arbeitsumfeld zu profitieren, das agile Praktiken verkörpert und tatsächlich lebt.

Einer der größten Stolpersteine für den organisatorischen Wandel hin zu Agile ist der Widerstand der Mitarbeiter. Neues zu lernen und dies in einem großen Stil umzusetzen liegt nicht jedem. Eine grundlegende Ursache für diesen Widerstand gegen Veränderungen ist oft mangelndes Verständnis. Wenn Mitarbeiter im Unklaren darüber gelassen werden, was der Grund für bestimmte Neuerungen und die notwendige agile Transformation ist, werden sie deutlich mehr Schwierigkeiten haben, Maßnahmen und Anforderungen zu verstehen und umzusetzen. Das führt zu Widerstand, der die Einführung von Agile unnötig verzögert.

Ohne eine anpassungsfähige Denkweise ist der Fortschritt begrenzt und die Gefahr des Scheiterns groß. Nur wenn Führungskräfte wie Mitarbeiter ein breites Spektrum an Fähigkeiten und ein tiefes Verständnis der agilen Methodik haben, können sie als Team ein kollaboratives Arbeitsumfeld fördern. Tatsächlich ist und bleibt die Anpassungsfähigkeit und damit verbunden die Lernwilligkeit eine der wichtigsten Eigenschaften auch über das Jahr 2024 hinaus.

[1] https://www.zippia.com/advice/agile-statistics/#:~:text=Undoubtedly%2C%20Agile%20project%20management%20is,the%20most%20popular%20Agile%20framework